Eine Flugabteilung führen: Crew, Sicherheit und Kostenkontrolle

Eine firmeneigene Flugabteilung ist eine kleine Fluggesellschaft mit einem einzigen Kunden. Sie besitzt oder least Flugzeuge, beschäftigt Piloten und Techniker, plant jede Reise und steht gegenüber dem Unternehmen für Sicherheit und Kosten ein. Ob sie gut geführt wird, hängt an drei Dingen: genug der richtigen Leute, ein Sicherheitsmanagementsystem, das gelebt statt abgeheftet wird, und ein Budget, das die Fixkosten von den Kosten trennt, die mit jeder Flugstunde steigen.

Wer was macht

• Leitung der Flugabteilung. Ein Aviation Director oder Manager führt die Abteilung und berichtet meist an ein Mitglied der Geschäftsleitung, etwa an den Finanzvorstand oder den Chief Operating Officer.
• Chefpilot und Piloten. Fliegen die Flugzeuge, setzen Standards, steuern die Schulung.
• Instandhaltung. Ein Leiter der Instandhaltung mit eigenen Technikern oder ein beauftragter Betrieb. In Europa braucht ein komplexes Flugzeug eine zugelassene Organisation zur Führung der Aufrechterhaltung der Lufttüchtigkeit (CAMO), die die Abteilung selbst unterhält oder beauftragt.
• Disposition und Flugplanung. Nimmt Reiseanfragen an, plant Crews, Genehmigungen, Handling, Treibstoff und Catering.
• Kabinenpersonal. Üblich auf Flugzeugen mit großer Kabine und auf Langstreckenmustern.
• Sicherheitsmanager. In einer kleinen Abteilung oft eine Zusatzaufgabe eines Piloten, doch die Rolle braucht Zeit und Befugnisse.

Wie viele Piloten ein Flugzeug wirklich braucht

Die meisten Business Jets fliegen mit zwei Piloten, und selbst Jets, die für einen einzelnen Piloten zugelassen sind, werden im Firmeneinsatz oft zu zweit geflogen. Zwei Piloten pro Flugzeug bedeuten allerdings, dass jeder Urlaub, jede Simulatorsitzung, jede Krankheit und jeder Ruhetag nach einer langen Reise das Flugzeug am Boden hält oder einen freiberuflichen Vertragspiloten erfordert. Der Management-Leitfaden der NBAA bietet Beispielformeln, die eine Crew entweder nach der Zahl der Tage bemessen, an denen ein Pilot gebraucht wird, oder nach den erwarteten Flugstunden pro Jahr, jeweils zuzüglich Urlaub und Schulung. Abteilungen, die regelmäßig fliegen, gehen meist über zwei Piloten pro Flugzeug hinaus, und Langstreckenflugzeuge auf sehr langen Etappen brauchen unter Umständen eine verstärkte Crew.

Für Dienstzeiten braucht es eine schriftliche Regelung. Part 91 in den USA setzt keine Dienstzeitgrenzen für Crews, und das detaillierte EU-System der Flugzeitbeschränkungen gilt für den gewerblichen Luftverkehr, nicht für ein Unternehmen, das seine eigenen Leute fliegt. Eine gut geführte Abteilung legt deshalb eigene Grenzen für Diensttage, Ruhezeiten und Nachtflüge fest und hält sie auch ein, wenn eine Führungskraft um einen weiteren Stopp bittet. Vorgeschrieben sind außerdem regelmäßige Befähigungsüberprüfungen, und viele Abteilungen schicken ihre Piloten häufiger in den Simulator als vorgeschrieben.

Ein Sicherheitsmanagementsystem, das funktioniert

Ein Sicherheitsmanagementsystem (SMS) ist ein strukturierter Weg, Gefahren zu erkennen, bevor sie Schaden anrichten. Es ruht auf vier Säulen: einer von der Geschäftsleitung unterzeichneten Sicherheitspolitik, dem Risikomanagement, der Sicherheitsüberwachung und der Sicherheitsförderung. In der Praxis heißt das: ein vertrauliches Meldesystem mit Just Culture, also einer Kultur, in der Meldungen nicht bestraft werden, eine Risikobewertung vor jeder Reise, Audits und ein Notfallplan, der tatsächlich geübt wurde.

• Europa. Betreiber komplexer Flugzeuge nach Part-NCC müssen ihren Betrieb gegenüber der Behörde erklären und ein Managementsystem einschließlich Sicherheitsmanagement unterhalten, das ihrem Betrieb angemessen ist.
• Vereinigte Staaten. Die SMS-Vorschrift der FAA (Part 5) erstreckt sich inzwischen auf Charterbetreiber nach Part 135, die ihre Konformität bis zum 28. Mai 2027 erklären müssen. Private Flugabteilungen nach Part 91 sind nicht erfasst, viele führen ein SMS aber freiwillig ein.
• IS-BAO. Der International Standard for Business Aircraft Operations des International Business Aviation Council ist um ein SMS herum aufgebaut und auditiert Betreiber in drei Stufen zunehmender Reife.

Den Unterschied zwischen privaten und gewerblichen Regeln erklärt unser Ratgeber zu Part 91, Part 135 und den EASA-Kategorien.

Disposition und Nutzungsrichtlinie

Die meisten Reibungen in einer Flugabteilung entstehen bei der Disposition, nicht beim Fliegen. Eine schriftliche Nutzungsrichtlinie regelt, wer das Flugzeug anfordern darf, mit welchem Vorlauf, wer Vorrang hat, wenn zwei Reisen kollidieren, und wie private Nutzung behandelt wird. Private Nutzung hat meist steuerliche Folgen, und in den USA sind die Regeln eng, was ein Unternehmen den eigenen Leuten oder verbundenen Gesellschaften für einen Flug berechnen darf. Holen Sie Rat ein, bevor jemandem etwas in Rechnung gestellt wird.

Wohin das Geld fließt

Typische Budgetposten einer Flugabteilung

Fixkosten	Variable Kosten
Gehälter und Nebenleistungen der Crew	Treibstoff
Wiederkehrende Schulung	Triebwerks- und APU-Programme mit Abrechnung pro Stunde
Hangar und Büro	Rücklagen für die Instandhaltung der Zelle
Kasko- und Haftpflichtversicherung	Lande-, Handling- und Parkgebühren
Finanzierung oder Abschreibung	Flugsicherungs- und Überfluggebühren
Instandhaltungsverfolgung und Lufttüchtigkeitsmanagement	Reisen und Hotels der Crew
Abonnements: Navigationsdaten, Wetter, Flugplanung, Konnektivität	Catering, Enteisung, Bodentransport

Kostenkontrolle beginnt damit, die Kosten pro Flugstunde und pro Reise zu kennen und beide jährlich zu überprüfen. Treibstoffverträge, eine vernünftige Instandhaltungsplanung und die Vermeidung leerer Überführungsflüge machen einen echten Unterschied. Viele Abteilungen ergänzen ihr eigenes Flugzeug in Spitzenzeiten durch Charter, statt einen zweiten Jet zu kaufen.

Wann Outsourcing sinnvoll ist

Eine vollständig eigene Abteilung passt zu einem Unternehmen, das viel fliegt, volle Kontrolle schätzt und gute Leute gewinnen und halten kann. Mischformen sind verbreitet: eigene Crews, ausgelagertes Lufttüchtigkeitsmanagement und externe Reiseunterstützung. Ein einzelnes Flugzeug mit mäßiger Auslastung, Schwierigkeiten, Crews zu halten, oder der Wunsch, unter einem Luftverkehrsbetreiberzeugnis (AOC) Charterumsätze zu erzielen, sind Anlässe, sich eine Managementgesellschaft anzusehen; unser Ratgeber zum Flugzeugmanagement erklärt, was diese leisten. Um den eigenen Besitz mit Charter, Jet Cards und Fractional Ownership (dem Kauf eines Flugzeuganteils) zu vergleichen, nutzen Sie den Besitz-Rechner.

Fragen

Wie viele Piloten braucht ein Firmenjet?

Die meisten Business Jets fliegen auf jeder Reise mit zwei Piloten, doch zwei Piloten pro Flugzeug lassen keinen Puffer für Urlaub, Schulung oder Krankheit. Flugabteilungen bemessen ihre Crews nach den Tagen, an denen ein Pilot gebraucht wird, oder nach den jährlichen Flugstunden, und wer regelmäßig fliegt, beschäftigt meist mehr als zwei Piloten pro Flugzeug.

Braucht eine private Flugabteilung ein Sicherheitsmanagementsystem?

In Europa müssen Betreiber komplexer Flugzeuge nach Part-NCC ein Managementsystem unterhalten, das Sicherheitsmanagement einschließt. In den USA gilt die SMS-Vorschrift für Charterbetreiber nach Part 135, nicht für private Abteilungen nach Part 91, auch wenn viele freiwillig oder über IS-BAO ein SMS einführen.

Was sind die größten Kosten einer Flugabteilung?

Die großen Fixkosten sind Crewgehälter, Versicherung, Hangar und die Kosten des Flugzeugs selbst über Finanzierung oder Abschreibung. Die wichtigsten variablen Kosten sind Treibstoff und Instandhaltung, die zu einem großen Teil pro Flugstunde abgerechnet wird, gefolgt von Gebühren, Flugsicherungsgebühren und Reisekosten der Crew.

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